Es versteht sich von selbst, dass Kondolenzschreiben grundsätzlich mit der Hand und möglichst mit Füller geschrieben werden und eine persönliche Note enthalten – selbstverständlich auch gegenüber Geschäftspartnern. Diese Aufgabe gehört nicht in die Hände Ihrer Assistenz. Greifen Sie ebenso wenig auf Vorlagen aus dem Internet zurück – nur durch das Persönliche zeigen Sie gebührenden Respekt. Bei der Länge des Schreibens versuchen Sie bitte die richtige Mitte zu finden: Formulieren Sie nicht langatmig, aber sparen auch nicht mit Worten.

Ein Kondolenzschreiben zu verfassen, gehört sicherlich zu einer der anspruchsvollsten Texten überhaupt. Viel Fingerspitzengefühl, die angemessene Stimmung und den persönlichen Bezug zum Verstobenen und den Zurückgebliebenen sind dafür nötig.
Auf diese Aufgaben sollte man vorbereitet sein, denn wie so oft im Leben kommen manche Situationen unverhofft. Ich rate nicht dazu, dass Sie schon mal vorbeugend üben sollten. Aber es schadet auch nicht, sich bereits über den Aufbau und Inhalt eines Kondolenzschreibens Gedanken zu machen.

Der häufigste Fehler bei einem Kondolenzschreiben ist aber nicht so sehr der Inhalt, sondern vielmehr die Form: Kondolenzschreiben drücken Anteilnahme aus und benötigen deswegen keinen Trauerrand. Denn die trauernde Familie muss nicht mehr darauf vorbereitet werden, dass etwas Schreckliches passiert ist.

Im Gegensatz dazu steht die Todesfall-Mitteilung. Wenn Sie Ihren Verlust einem Angehörigen, Ihrer Familie, der Verwandtschaft, Freunden, Bekannten und Geschäftspartnern mitteilen, verwenden Sie einen Trauerrand. Todesfall-Mitteilungen erhalten Personen, die noch nicht informiert sind. Man sieht dem Brief also deutlich an, dass er nichts Angenehmes verkündet. Somit kann sich der Empfänger auf die schlechte Nachricht vorbereiten und selbst entscheiden, wann er den Brief öffnen möchte. Wie bei den meisten Knigge-Regeln steht auch hier einfach der praktische Nutzen im Vordergrund.